英語のメールや電話で「担当者変更」「担当者不在」はどう伝える?

英語のビジネスメールでも使える「担当者変更」や「新しい担当者紹介」の英語メールやレターの書き方、ビジネスの電話応対で使える「担当者に代わります」「担当者は不在です」「担当者から折り返します」の英語表現をご紹介します。

英語メールで「担当者が変更になります」「次の担当者を紹介します」

使うのはこれ!

「I will be transferred to~」

ウィル ビー トンスファード トゥ )

「My replacement will be Mr./Ms.~」

イ リプイスメント ウィル ビー )

「Mr./Ms.~ will take my place」

(~ウィイク イ プイス)






「I will be transferred to~」ウィル ビー トンスファード トゥ )は、直訳すると、「私は(I)」「~に(to)」「転任させられる(will be transferred)」という意味で、「~に異動になります」という意味で使われます。

「transfer」(トンスファー)は、「(社内で人を)転勤させる、転任させる」という意味の他動詞です。

「人」を主語にするときは、「be動詞+transferred」と受動態にして、「転任させられる」という表現をして、「転任する」「異動する」という意味で使います。

「My replacement will be~」(マイ リプイスメント ウィル ビー )と、「~ will take my place」(~ウィイク イ プイス)は、後任者を紹介するときの表現になります。

「replace」(リプイス)は、「~の後を継ぐ」「~の後任となる」という意味の他動詞です。

後任者の「人」を主語にして「Mr. Yamada will take my place」(山田が私の後任となります)という表現をします。

「replacement」(リプイスメント)は、「replace」の名詞で、「後任者」「交代要員」という意味になります。

「replacement」を主語にして、「His replacement will be Ms. Yamada」(彼の後任は山田です)という表現をします。



担当者変更と後任者紹介の英語メールの文例

ご参考までに担当者変更と後任者紹介メールの文例をご紹介します。

文例

Subject: Change in the person in charge

タイトル 担当者の変更

Dear Mr. Tanaka,

田中様

I am pleased to announce that Mr. Yamada (copied to this email) will be a new person in charge of your company as of April 1, 2018.

2018年4月1日より、山田(本メールにCcしております)が新たに御社の担当者となることとなりました

We would appreciate it if you could send all related emails to Mr. Yamada going forward.

以後は、関連メールにつきましては、山田宛にお送りいただきますようお願い申し上げます。

Due to the organization change, I will be transferred to the overseas sales department as a Manager.

組織編成により、当方は本部長として海外営業部に異動することとなりました

Taking this opportunity, I would like to thank you for all your sincere support todate.

この場をお借りして、これまでの御社のご愛顧に感謝申し上げます。




I hope that I will have the chance to work with you and your company soon again.

田中様および御社とまたお仕事をご一緒できることを願っております。

Sincerely,

敬具

John Smith

ジョン スミス

英語の電話対応「担当者は不在です」は「not at his desk」じゃない?!

使うのはこれ!

「The person in charge is not available now」

(ザ ーソン チャージ ット アイラブル ウ)

「不在」をあらわす便利な表現は「not available」ット アイラブル)(※太字のところにアクセントがきます)です。

「not available」は、日本語でいうところの「~は席を外しております」というときに使う英語表現です。

ちなみに、「席を外しております」をそのまま英訳した「~is not at his/her desk」はネイティブは使いません




日本語で「席を外しております」と言われると、「お忙しいのかな?」という印象を与えますが、英語で「~ is not at his desk」というと、「アイツさぼってるのかな?」という印象を与えるため、ネイティブはあまり好まない表現です。

席をはずしているときに「not available」を使うと、ネイティブ受けはいいです。

「available」は、「利用できる、入手できる」という意味の形容詞です。形容詞なので、使うときには必ず「be動詞」が前にきます。

「available」は、「人」を主語にして使うこともでき、その場合は、「手が空いている、応対できる」という意味で使われます。

つまり、「not available」は「手が空いていない」⇒「忙しい」というニュアンスになり、しかも、具体的にどんなことで忙しいのか述べる必要がない「不在」をあらわすマジックワードなようです。。。

「available」は、スケジュール調整のときにも大活躍する便利な英単語です。まだお読みになっていなければ、こちらもぜひお読みくださいね。

英語でスケジュール調整!ビジネスやメールでそのまま使える例文

「担当者不在」は、相手にとっては残念なお知らせになるので、「不在です」と伝える前に、「申し訳ありませんが」という意味の「I’m sorry but」や、「あいにく」という意味の「unfortunately」を付け加えることをおすすめします。

英語の電話対応では、「担当者は不在です」と伝えたあとは、「ご伝言を承りましょうか?」と付け加えるのが丁寧な対応とされているので付け加えることをおすすめします。




例文 ご伝言を承りましょうか?

Could I take any messages for you?

ッド イク ニー ッセジズ フォー ユー

Would you like to leave a message?

ジュイク トゥ ーブ ア ッセジ

例文

Tom: May I speak to the Sales Manager?

イ スーク トゥ ザ イルズ ニジャー

営業部長はいらっしゃいますか。

Lucy: Unfortunately, he is not abvailable now.

アンフォーチュネットゥリ ヒー ット アイラブル

あいにく、不在にしております

Would you like to leave a message?

ジュイク トゥ ーブ ア ッセジ

ご伝言を承りましょうか

担当者不在のときに英語で「折り返しお電話させましょうか」

使うのはこれ!

「Should I have him/her call you back?」

シュッド ム / ハー ール ック)

担当者不在のときには、「ご伝言を承りましょうか」と並んでよく使うのが「折り返しお電話させましょうか」です。

「電話を折り返す」ことを英語では「call you back」ール ユー ック)といいます。




例文

I will call you back in an hour.

ウィール ユー ック ワ―

1時間以内に折り返しお電話します

I will tell Tom to call you back.

ウィム トゥ ール ユー ック

トムに折り返しお電話するように申し伝えます。

「人」に「~させる」という英語表現では、使役動詞「have」を使います。

例文

I will have Lucy call you back.

ウィーシー ール ユー ック

ルーシーに折り返しお電話させます

Should I have Lucy call you back when she is back?

シュッド ーシー ール ユー ック ホウェン シー ック

戻りましたら、ルーシーに折り返しお電話させましょうか

※「Should I~?」は「Shall I~?」の丁寧な表現になります。

英語の電話対応「担当者に代わります」を英語で

使うのはこれ!

「I will transfer you to the person in charge」

ウィル トンスファー ユー トゥ ザ ーソン チャージ)

「I will put you through to the person in charge」

ウィット ユー スー トゥ ザ ーソン チャージ)

「transfer」(トンスファー)は、担当者変更のところでは、「(社内で人を)転勤させる、転任させる」という意味の他動詞でご紹介しましたが、「(電話を)転送する」という意味でもよく使われます。




「transfer」のうしろは、「you」または「お電話」の意味で「your call」ール)ということも可能です。

「担当者様」のところでも解説しましたが、具体的な部署がわかる場合には、「to」のうしろには具体的な部署名を入れても、「担当者におつなぎします」という意味になります。

「put you through to~」ット ユー スー トゥ)という表現も、「お電話を~におつなぎします」という表現でよく使われます。

個人的には「transfer」のほうが一語で言いやすく使いやすかったので、「put you through~」は自分では使ったことはありませんが、ネイティブが使っているのはよく耳にしていました。

例文

Tom: May I speak to someone in the sales department?

イ スーク トゥ ムワン ン ザ イルズ デートメント

営業部の方はいらっしゃいますか。

Lucy: I will transfer you to the sales department.

ウィル トンスファー ユー トゥ イルズ デートメント

営業部におつなぎいたします

Please hold on.

プリーズ ホールド オン

そのままお待ちください。

以上、少しでもご参考になりましたら幸いです。

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

今後、取り上げて欲しい表現等がありましたら、お問合せフォームからぜひお送りくださいね。

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