メールやビジネスでも使える「断る」ときの丁寧な英語表現

今回は、メールやビジネスでも使える「断る」ときの英語表現についてご紹介します。招待やお誘い、仕事の依頼や、セールスなどの営業、アポイントなどの約束、採用やオファーといった、さまざまな状況で使える「断る」ときの丁寧な英語表現をご紹介します。

英語メールで断るときの丁寧な表現

使うのはこれ!

I am sorry, but~

ーリー ット)

I am afraid~

ム アフイド)

I wish I could, but~

ウィッシュ ッド ット)

Unfortunately,~

(アンフォーチュネットゥリ)





お誘いや仕事の依頼に限らず、お断りするときは相手の気分を害することなく、上手にお断りしたいものですよね。英語で丁寧にお断りするときのテッパンの言い方をご紹介します。

I’m sorry, but~(残念ですが、申し訳ありませんが、)

イム ーリー ット)

「I’m sorry, but~」は、お断りするときに一番使われている表現といってもいいかもしれません。どんな状況でもお断りするときに使えるとても便利な表現です。

私も実際、お断りするときには、この表現しか使っていないかも?というぐらいよく使います。

「sorry」ソーリー)は、「すまないと思って」「残念に思って」という意味の形容詞です。

「sorry」の前に、「とても」という意味の副詞「very」(リー)をつけて、「I’m very sorry」(大変残念ですが、大変申し訳ありませんが)ということもできます。

また、「本当に」という意味の副詞「really」アリー)をつけて「I’m really sorry」(本当に残念ですが、本当に申し訳ありませんが)ということもできます。




「but」バット)は、「しかし」という逆説の意味を表す接続詞です。「but」のうしろには、断る理由を、「主語+動詞」のある文章で述べます。

断る理由といっても、必ずしも本当の理由を述べる必要はなく、簡単に「別の予定が入っているから」といった無難な理由をいうほうが失礼にあたりません。

具体的な理由を述べると、「なんだ、そっちを優先するんだ」という印象を相手に与えるので、具体的に言わないほうがむしろ失礼になりません。

具体的な理由を述べるときは、奥さんや子供の誕生日など、招待やお誘いをお断りしても仕方ないと思われるときだけになります。

例文は、あとでまとめてご紹介しますね。

I’m afraid~(残念ですが)

イム アフイド)

「I’m afraid」の「afraid」(アフレイド)は、「残念に思っている」という意味の形容詞です。




「I’m afraid」のうしろに、相手にとって残念なことをもってきて、「残念ですが、」という意味で使われます。

使い方に一点だけ注意が必要です。「I’m sorry」と違い、「I’m afraid」はうしろに「but」が必要ありません

「I’m sorry」のあとに、「主語+動詞」のある文章で、相手にとって残念なことを述べます。

I wish I could, but~(できればそうしたいのですが、)

ウィッシュ ッド ット)

「I’m sorry」の次によく使われている表現が「I wish I could, but~」ではないでしょうか。特に、招待やお誘いを断るときによく使われます。

「I wish I could」は、仮定法の表現です。「私は(I)」「~できれば(could)」「いいと思います(wish)」という意味ですが、仮定法なので、実際には「そうできない」ときに使う表現です。

「I wish I could」のような仮定法は、「行きたいけど、実際には行けない」というときに、「行けない」という表現を使わずに、「行けない」ことを表すときによく使われる表現です。




【番外編】「I wish I could」よりカジュアルな言い方「I’d love to」

「I’d love to」イドゥ ブ トゥ)は、「I would love to」のことです。

「I’d love to」も「I wish I could」と同じ仮定法なので、「will」の過去形「would」が使われています。

「I’d love to」は、「ぜひそうしたいのですが」という意味です。仮定法なので、実際にはそうできないときに使う表現です。

「ぜひ~したい」という意味の動詞「love」が使われている分、「I wish I could」よりも、「本当に行けなくて残念!」といったニュアンスが強くなります。

上司や取引先からのお誘いの場合には、「I’d love to」を使ったほうが、「本当は行きたいけど」というニュアンスがあるので、好印象になると思います。

例文

Tom:  Would you like to join dinner with us tonight?

ジュイク トゥ ジョイン ディナー ウィズ ス トゥイト

今晩みんなと一緒に夕飯どう?

Lucy:  I’d love to but I would probably be tied up with work around dinner time.

アイドゥ ブ トゥット ッド プバブリー イド ップ ウィーク アウンド ディナー イム

ぜひそうしたいですが、夕飯の時間は多分仕事に追われてそうです。





「probably」(プバブリー)は、「恐らく」という意味の副詞で、かなり確実性の高いときに使います。

Unfortunately,(不運にも、あいにく)

(アンフォーチュネットゥリ)

「unfortunately」(アンフォーチュネットゥリ)は、「不運にも、あいにく、残念ながら」という意味の副詞です。

冒頭にもってきて、文全体を修飾するかたちで使います。

「unfortunately」を使うと、自分の意志とは関係ない、ほかの事情で断らなければならないといったニュアンスが強くなります。

自分の意志とは関係ないニュアンスが出るので、「unfortunately」は、ビジネスメールでもよく使われる表現です。




招待やお誘いを英語で断る

それでは、実際の使い方をご紹介します。

メールやビジネスでも使える英語で丁寧に「断る」ときのテッパン表現としてこれまでご紹介した4つの表現を使って、招待やお誘いをお断りするときの言い方を、例文でご紹介します。

「I’m sorry, but~」を使って招待やお誘いを断る

例文

Tom:  Would you like to come with us to the movie this Friday?

ジュイク トゥ ム ウィズ ス トゥ ザ ービー ス フイデイ

今週金曜日、みんなと一緒に映画に行きますがご一緒にいかがですか?

Lucy:  I’m very sorry, but I already have other plans this Friday.

イム リー ーリー ット イ オールディ ザー プンズ ス フイデイ

とても残念ですが、今週金曜日はすでに別の予定が入っています。

「I have other plans」は、直訳すると、「別の(other)」「予定(plans)」「があります(I have)」という意味です。お断りをするときの理由で最もよく使われる言い方なりますので、覚えておくと便利です。




===★ワンポイントレッスン★===================

メールで招待やお誘いをお断りする場合には、英語メールでも、お断りする前に、まず招待いただいたことに対するお礼を述べるのが礼儀になりますので、次のような文を一文入れられるといいですね。

例文

I really appreciate your kind invitation.

アリー アプーシエイトゥ インド インビイション

ご親切にご招待いただき誠にありがとうございます

Many thanks for your kind invitation.

ニー ンクス フォー インド インビイション

親切にご招待いただいてどうもありがとうございます

Thank you very much for thinking of me.

キュリー ッチ フォー ンキング オブ

お誘いいただきありがとうございます

======================================

「I’m afraid~」を使って招待やお誘いを断る





例文

Tom:  Would you like to come with us to the movie this Friday?

ジュイク トゥ ム ウィズ ス トゥ ザ ービー ス フイデイ

今週金曜日、みんなと一緒に映画に行きますがご一緒にいかがですか?

Lucy:  I’m afraid I already have other plans this Friday.

イム アフイド イ オールディ ザー プンズ ス フイデイ

残念ですが、今週金曜日はすでに別の予定が入っています。

===★ワンポイントレッスン★===================

上の解説でもお話ししましたが、「I am afraid~」のときは、接続詞「but」は必要ないので注意が必要です。

======================================

「I wish I could, but~」を使って招待やお誘いを断る

例文

I wish I could have dinner with you but I already have other plans next Friday.

ウィッシュ ッド ディナー ウィット イ オールディ ザー プンズ クスト フイデイ

できれば夕食をご一緒したいのですが、来週金曜日はすでに別の予定が入っています。





===★ワンポイントレッスン★===================

質問を受けた流れでのメールや会話の場合には、「could」以下は省略することができます。

例文

Tom:  Would you like to go out for a quick drink after work tonight?

ジュイク トゥ ウト フォー ア クック ドゥンク フター ーク トゥイト

今晩、仕事上がりに軽く一杯どう?

Lucy:  I wish I could, but I don’t think I have time for a drink tonight.

ウィッシュ ッド ット ウント ンクイム フォー ア ドゥンク トゥイト

できればそうしたいけど、今夜は一杯やる時間が取れなそうです。

「could」以下は、相手の文章の動詞以下が省略されています。上の例文の場合は、「could」以下を完全な文章にすると、I wish I could go out for a quick drink after work tonightとなります。

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「Unfortunately」を使って招待やお誘いを断る

例文

Tom:  Would you like to come with us to the movie this Friday?

ジュイク トゥ ム ウィズ ス トゥ ザ ービー ス フイデイ

今週金曜日、みんなと一緒に映画に行きますがご一緒にいかがですか?

Lucy:  Unfortunately, I already have other plans this Friday.

アンフォーチュネットゥリ イ オールディ ザー プンズ ス フイデイ

残念ながら、今週金曜日はすでに別の予定が入っています。

セールス営業を英語で断る

メールやビジネスでも使える英語で丁寧に「断る」ときのテッパン表現としてこれまでご紹介した表現を使って、セールス営業をお断りするときの言い方を、例文でご紹介します。

これまでご紹介した4つの表現のうつ、セールス営業を断るときは、「できればそうしたいのですが」という断り方をする「I wish I could, but~」を使うと、しつこくつきまとわれそうですので笑、ここでの例文は割愛しますね。

セールスなどの営業をお断りするときは、「but」のうしろには、単純に「興味がありません(be動詞+not+interested)」とだけ述べることを、おすすめします。





「I’m sorry, but~」を使ってセールス営業を断る

例文

I’m sorry but I’m not interested.

イム ーリー ット イム ット ンタレステッド

申し訳ありませんが、興味ありません。

「I’m afraid~」を使ってセールス営業を断る

例文

I’m afraid I’m not interested.

イム アフイド イム ット ンタレステッド

残念ですが、興味ありません。

===★ワンポイントレッスン★===================

上の解説でもお話ししましたが、「I’m afraid~」のときは、接続詞「but」は必要ないので注意が必要です。

=====================================




「Unfortunately」を使ってセールス営業を断る

例文  

Unfortunately, I’m not interested.

アンフォーチュネットゥリ イム ット ンタレステッド

残念ながら、興味ありません。

これぐらい素っ気なく断られたら、すんなり諦めてもらえそうですよね笑

仕事の依頼を英語で断る

次は、仕事の依頼をお断りするときの言い方を、メールやビジネスでも使える英語で丁寧に「断る」ときのテッパン表現としてこれまでご紹介した4つの表現を使った例文でご紹介します。

職場の上司に対してだけでなく、取引先に対しても使える、「断る」ときの丁寧な英語表現になります。






「I’m sorry, but~」を使って仕事を断る

例文

We are very sorry but we are tied up with other urgent work all week this week.

ウィリー ーリー ット ウィイド ップ ウィザー ージェント ーク ール ウィーク ウィーク

大変申し訳ありませんが、別の急ぎの仕事で今週一杯は手いっぱいです。

取引先からの依頼のお仕事をお断りするとき等は、「but」のうしろは、「別件の仕事で手いっぱい(be動詞+tied up with+other work)」といった、仕事の依頼をお断りする理由を述べます。

===★ワンポイントレッスン★===================

上の例文で、主語を「We」にしているのは、フリーランスのような一人で仕事をしている場合を除き、会社の仕事でメールを送る場合には、「弊社、当社」という意味で「We」を主語にする場合がほとんどだからです。

上の例文のようなときに、主語を「I」にする場合「担当者としての私」という意味合いが強くなります。

=====================================

「別の仕事で手いっぱい」という言い方としては、「手が空いている」という意味の形容詞「available」(アベイラブル)の否定形を使った言い方もよく使われます。

例文

I’m really sorry but I’m not available this week.

イム アリー ーリー ット イム ット ベイラブル ウィーク

申し訳ありませんが、今週は予定が空いていません。





===★ワンポイントレッスン★===================

取引先の依頼をお断りしたときは、英語メールでも、礼儀として、メールの最後に、「ご理解のほど、よろしくお願いいたします」と一言付け加えたほうが印象がよくなります。

例文

Thank you for your understanding.
ンキュー フォー ア アンダスンディング

ご理解のほど、よろしくお願いいたします。

「Thank you for your understanding」は、直訳すると、「ご理解(your understanding)」「ありがとうございます(thank you for)」という意味です。「ご理解のほど、よろしくお願いいたします。」という意味でよく使われます。

=====================================

「I’m afraid~」を使って仕事を断る





例文

We are afraid we are tied up with other urgent work all week this week.

ウィー アフイド ウィイド ップ ウィザー ージェント ーク ール ウィーク ウィーク

残念ですが、別の急ぎの仕事で今週一杯は手いっぱいです。

例文

I’m afraid I’m not available this week.

イム アフイド イム ット アベイラブル ウィーク

残念ですが、今週は予定が空いていません。

===★ワンポイントレッスン★===================

上の解説でもお話ししましたが、「I’m afraid~」のときは、接続詞「but」は必要ないので注意が必要です。

=====================================

「I wish I could, but~」を使って仕事を断る

例文

Tom:  Would you be available to assist us with the project next week?

ジュー アベイラブル トゥ アスト ス ウィズ ザ プジェクト クスト ウィーク

来週、我々のプロジェクトを手伝ってもらえますか。




Lucy:  I really wish I could, but I would probably be tied up with the other project next week.

アリー ウィッシュ ッド ット ッド プバブリー イド ップ ウィズ ジ ザー プジェクト クスト ウィーク

できればそうしたいのですが、来週は、もう一方のプロジェクトで恐らく手いっぱいです。

「Unfortunately」を使って仕事を断る

例文

Unfortunately, we are tied up with other urgent work all week this week.

アンフォーチュネットゥリ ウィイド ップ ウィザー ージェント ーク ール ウィーク ウィーク

残念ながら、別の急ぎの仕事で今週一杯は手いっぱいです。

例文

Unfortunately, I’m not available this week.

アンフォーチュネットゥリ イム ット アベイラブル ウィーク

残念ながら、今週は予定が空いていません。

アポイントなどの約束を英語で断る

メールやビジネスでも使える英語で丁寧に「断る」ときのテッパン表現としてこれまでご紹介した4つの表現を使って、約束していたのに、どうしても予定をキャンセルする必要が出てきた場合など、アポイントをお断りするときの言い方を、例文でご紹介します。

職場の上司に対してだけでなく、取引先や病院の予約にも使える、「断る」ときの丁寧な英語表現になります。




アポイントなどの約束を断るときは、「できればそうしたいのですが」という断り方をする「I wish I could, but~」を使うのはちょっと英語上級者向けの表現になるので、ここでは割愛します。

「I’m sorry, but~」を使ってアポイントを断る

例文

We are very sorry but it is likely that we need to cancel our meeting scheduled this Friday.

ウィリー ーリー ット ット イクリー ット ウィード トゥ キャンセル ーティング スジュールド ス フイデイ

大変申し訳ありませんが、今週金曜日に予定している会議についてはキャンセルしなくてはならなくなりそうです。

===★ワンポイントレッスン★===================




「but」以下については、単に「we need to cancel our meeting」と伝えるよりは、前に「~のようだ」という意味の「it is likely that~」「it seems that~」を入れてワンクッション入れるとより丁寧な言い方になります。

=====================================

アポイントをお断りしたときも、仕事の依頼をお断りしたときと同じく、礼儀として、メールの最後に、

Thank you very much for your understanding.

ンキュー フォー ア アンダスンディング

ご理解のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

と付け加えておくといいと思います。

「I’m afraid」を使ってアポイントを断る

例文

We are afraid it is likely that we need to cancel our meeting scheduled this Friday.

ウィー アー アフレイド ット イクリー ット ウィード トゥ キャンセル ーティング スジュールド ス フイデイ

残念ですが、今週金曜日に予定している会議についてはキャンセルしなくてはなりません。

「Unfortunately」を使ってアポイントを断る

例文

Unfortunately, it is likely that we need to cancel our meeting scheduled this Friday.

イット イクリー ット ウィード トゥ キャンセル ーティング スジュールド ス フイデイ

残念ながら、今週金曜日に予定している会議についてはキャンセルしなくてはなりません。




採用を英語で断る

メールやビジネスで採用をお断りするときの丁寧な英語表現としては、「sorry」を使った表現が一番適切な表現になります。

そのほかの3つの表現は、電話などの会話で採用をお断りする場合には問題ありませんが、会社としての採用を見送る文章として送付する場合には、使わないのが一般的です。

ただ、「unfortunately」については、先に解説したとおり、自分の意志とは関係ない、ほかの事情で断らなければならないといったニュアンスが強くなります。

このため、採用を見送る理由が、応募した人の能力などとは関係なく、いい人材が見つかったなどの理由で採用を見送る場合には、「unfortunately」が好んで使われます。

「I’m sorry」を使って採用を断る

採用をお断りするときは会社としてお断りする場合が多いと思いますので、先にも述べましたが、主語は「弊社、当社」を表す「We」にするのが一般的です。




例文

We are very sorry to inform you that your application has not been successful.

ウィリー ーリー トゥ インフォーム ット ア アプリイション ット ン サクスフル

誠に残念ですが、あなたの採用を見送らせていただくことにいたしました。

もうお気づきかと思いますが、採用をお断りするときには、「sorry」のあとに、「but」と続けていません。

We are very sorry but your application has not been successful」というと、「残念ですが、あなたは不採用です」といった、ちょっとつっけんどんな冷たいニュアンスがあります。

そこで、採用をお断りするときは、上の例文のように、「but」の代わりに、「sorry」のうしろに不定詞(to+動詞の原形)を使います。

うしろに不定詞を使う場合には、丁寧な表現のひとつとして、「sorry」に代えて、「~を残念に思う、遺憾に思う」という意味の他動詞「regret」(リグット)が使われることもよくあります。

例文

We regret to inform you that this position has been closed.

ウィー リグット トゥ インフォーム ット ス ポション ン クーズド

残念ながら、その職務の募集は終了いたしました。





「sorry」のように感情を表す形容詞のうしろに不定詞をもってくると、「~することになり残念です」という表現になり、残念なお知らせだけでなく、朗報を知らせるときにもよく使われます。

===★ワンポイントレッスン★===================

採用を見送る場合、会社に対する印象にも影響するところですので、英語メールでも、「ご応募ありがとうございました」とワンクッション入れることをお忘れなく。

例文

We thank you for applying for the position of sales manager.

ウィンキュー フォー アプイング フォー ザ ポション イルス ニジャー

営業部長職へのご応募ありがとうございました。

=====================================

「Unfortunately」を使って採用を断る

例文

Unfortunately, the posision you applied for has been closed.

アンフォーチュネットゥリ ザ ポション ー アプイド フォー ン クーズド

残念ですが、その職務の募集は終了しました。





オファーを英語で断る

メールやビジネスでオファーをお断りするときの丁寧な英語表現としては、やはり、「sorry」を使った表現が一番適切な表現になります。

そのほかの3つの表現は、「採用」をお断りするときと同じく、電話などの会話でお断りする場合には問題ありませんが、オファーを断る文章として会社などに送付する場合には、使わないのが一般的です。

ただ、「unfortunately」については、先に解説したとおり、自分の意志とは関係ない、ほかの事情で断らなければならないといったニュアンスが強くなりますので、オファーを断るときにも比較的よく使われます。

「I’m sorry」を使ってオファーを断る

採用されてオファーをいただいたにもかかわらず、お断りしなければならない。。。そんなときも、「I’m sorry」を使って丁寧にお断りすることができます。

例文

I’m really sorry but I have to decline your offer after my due consideration.

アイアリー ーリー ットフ トゥ ディクイン ファー フター デュー コンシダイション

誠に残念ですが、検討させていただいた結果、御社のオファーをお断りさせていただくことにいたしました。





「decline」(ディクイン)は、「~を断る」という意味の他動詞です。上の例文を直訳すると、「誠に残念ですが(I’m really sorry but)」「十分検討した結果(after my due consideration)」「御社のオファーを(your offer)」「お断り(decline)」「しなければならなくなった」という意味です。

オファーのお断りをする場合にも、礼儀として、英語メールでも、「オファーいただきありがとうございました」とワンクッション入れると好印象になります。

例文

I appreciate your kind offer.
イ アプシエイトゥ インド ファー

ご丁寧にオファーいただきありがとうございました。

「Unfortunately」を使ってオファーを断る

例文

Unfortunately, I have to decline your offer after my due consideration.

アンフォーチュネットゥリ フ トゥ ディクイン ファー フター デュー コンシダイション

残念ながら、検討させていただいた結果、御社のオファーをお断りさせていただくことにいたしました。

以上、少しでもご参考になりましたら幸いです。

最後までお読みいただきまして、ありがとうございました。

今後、取り上げて欲しい表現等がありましたら、お問合せフォームからぜひお送りくださいね。

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